高校基于精細化管理的數字化校園建設研究

文章出處：http://www.jrzgy.com 作者：王錢永   人氣： 發表時間：2011年11月16日

    近年來，精細化管理已在企業管理中普通采用。精細化管理是一種理念和文化，最早由豐田公司提出，是源于一種管理理念，是建立在常規管理的基礎上，將社會分工和服務質量精細化，并將常規管理引向深入的思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式，是現代管理的必然要求。

    隨著信息化技術的高速發展和廣泛使用，為精細化管理提供了強而有力的技術手段和支撐平臺。兩者系統、有機的應用結合，能夠實現精細化與信息化的同步運行，解決管理中精細與效率的矛盾，最終促進傳統管理中粗放模式的改變。所以，必須加強信息化建設，提高精細化管理水平。

    一、高校精細化管理的內涵及其要素分析

    學校精細化管理是緊緊圍繞以人為本的管理理念，以精心的態度，精心的過程，落實細節管理，實現學校管理效益最大化和最優化的一種現代管理思想，是建立在規范管理基礎上，對學校規范管理的科學提升。其內涵應包含：一是“精”，即學校管理工作的重點要突出。學校工作開展的基礎是要切合實際，要根據實際確定每個時期的工作重點，重點工作重點做，才能把握住方向，才能立竿見影出效益。二是“細”，即學校管理工作的覆蓋環節要全。需要法治，也需要人治，但最重要的是法治，只有具備了一套完整而又詳盡的規章制度，才能做到事事有章可循。“細”的另一方面含義是要“小”。從小處著眼，從小事抓起，才能真正落實精細化管理。三是“化”，即學校管理工作要制度化，學校制度內化為師生自覺遵守的行為規范。重點強調把制度落實要到位并內化為自覺行動。

    高校精細化管理的實施須遵循以下主要原則：（1）數據化原則。強調用數據說話、用數據分析、用數據要求、用數據檢驗。（2）程序化原則。程序化管理，是把工作事項或任務，沿縱向細分為若干個前后相連的工作單元，將工作過程細化為工作流程，然后進行分析、簡化、改進、整合和優化。（3）操作性原則。就是使制定的規則具有可操作性，而且要對實施過程要有措施進行監控。（4）標準化原則。就是要統一學校中各類管理活動的標準，這是做到規范化的核心內容和基本保證，也是實現操作性的前提條件。標準化體現著嚴格的組織紀律性，有利于克服管理的隨意性和無序性，體現了“依法治校”管理的思想。

    二、高校信息化現狀及主要問題

    高校信息化建設一般需經歷系統集成、應用集成、信息集成、社會集成等四個階段，到目前，各高校校園網基礎設施建設已初具規模，大多數高校正處在第二或三階段。但從整體上看，數字化校園服務體系并不完備，信息化應用水平不高，主要表現在：（1）信息孤島現象比較嚴重。不同時期由不同人員分別建立研發的信息系統，沒有遵循統一的數據標準，數據格式也不盡相同，造成了應用系統各自獨立，無法相互有效訪問數據和共享服務，形成了網絡環境下的信息孤島。（2）缺乏數字化校園建設的總體規劃和統一部署，管理系統和信息資源分散，校內各部門信息化建設各自為政，資源浪費和重復建設現象普遍存在。（3）公共服務資源、信息資源匱乏，數字圖書、網絡教學平臺、學科資源平臺、決策服務系統等建設嚴重滯后。

    我們認為上述問題和風險，也可以通過信息化建設過程中的精細化管理得以有效的解決和合理的規避。

    三、面向精細化管理的數字化校園建設

    高校精細化管理的實施需要較高的信息化水平，隨著高校信息化建設的深入， 高校內部基本實現了各自業務系統的建設，如人事系統、教務系統、財務系統、科研管理系統等等，基本具備實行精細化管理的硬件條件。但數字化校園建設作為一項綜合的系統工程，關系到學校工作的方方面面，對高校的管理工作也有著深遠的改革和創新意義，所以，我們必須適應時代發展潮流，結合精細化管理的創新理念，科學規劃、合理部署信息化建設工作。

    （一）規劃建設思路

     主要是通過數字化校園的信息資源規劃，加強頂層設計，建立高校的業務模型、功能模型、用戶模型、權限模型、信息模型、數據模型和數據標準；采用統一系統架構，強化統一建設，將信息系統的三要素（數據、流程、技術）分離，實現業務與技術發展的無關性，達到良好的系統可擴展性；加強數據的規劃、組織與管理，整合數據資源，構建集成數據環境；關注用戶行為，了解用戶需求，規劃良好的用戶環境，建立以人為本的用戶環境。

    首先是構建數字化校園數據中心，制定統一數據標準，規范接口技術，實現數據的共享，消除“信息孤島”，這是高校推進信息化和精細化管理的基礎；其次，通過分析精細化管理的內涵特點，科學規劃數字化建設的項目，整合現有各個系統的服務功能和信息資源，合理分析有關信息，為學校科學決策服務；最后，以師生為本，充分挖掘和豐富各類網絡信息資源、公共服務資源，不斷將精細化管理落實到高校教學、科研、社會服務等三大主要功能中。

    （二）通過信息化平臺實現精細化管理

    高校管理精細化必須是高校管理信息化。通過分析高校職能部門工作的內容和特點，將精細化管理的內容主要分為精細化預算管理、精細化流程管理、精細化成本管理、精細化時間管理、精細化質量管理、精細化組織管理等六項。學校信息化建設必須全面結合并有效實現上述管理目標，將精細化管理和信息化真正落到工作實處。

    1．基于信息化的精細化預算管理

    預算管理是提高效益和控制成本的主要手段，就高校而言， 好的計劃預算是成功的一半。通過事前調研、事中監督和事后評估對預算全程控制、全面管理， 從而使部門的預算有依據、可操作、能動態調整， 進而確保預算重點突出、統籌兼顧。以此，學校在數字化校園規劃建設時，將財務系統信息、科研系統信息、人事系統系統信息、學生系統信息、教務系統信息等通過數據中心，進行數據信息有效地整序，按財務預決算辦法，經科學綜合的對學校上一年各部門、學院經費使用情況統計分析，以此來決策下一年合理的預算方案。有利于學校合理籌集資金、科學編排預算、合理使用經費、提高預算效率。

    2．基于信息化的精細化流程管理

    其目的在于梳理高校各級職能部門的工作思路， 明確部門工作的步驟方法， 辨別部門工作的關鍵節點。精細化流程管理要求各級職能部門具體業務的運作要有一個流程規范， 通過流程規范控制好每一道流程， 減少工作的失誤， 同時顯著地提高工作效率和質量。學校規劃建立一站式迎新系統和畢業離校系統，公文流轉系統，一卡通系統等等。采用消息驅動機制，實現管理工作流程控制自動化，通過優化、簡化流程，提供高效快捷服務。

    3. 基于信息化的精細化成本管理

    高校的精細化成本管理首先要建立部門完善的財務制度，要求核算部門與財務有關的行為，通過減少支出的中間環節， 抓好節能降耗， 采用先進技術和科學管理手段， 壓縮一般性支出， 提高辦公用品利用率和再利用率來全面降低組織成本。學校規劃建立資產管理系統、設備招標和采購系統、大型實驗設備及實驗數據的共享。從而完善財務管理制度，優化資產配置，盤活存量，控制成本，提高資金使用效益。

    4．基于信息化的精細化時間管理

    精細化時間管理要求規劃高校各能部門日常工作的順序，合理地分配每一位成員的時間，在保障質量和效率的前提下實現時間的科學管理和最大利用。因此，精細化時間管理探究的是時間付出的邊際效用最大化，要堅持以人為本的原則，將日常工作按重要性和緊迫性兩個維度進行劃分，按照“重要性高、緊迫性高”、“重要性低、緊迫性高”、“重要性高、緊迫性低”和“重要性低、緊迫性低”的順序安排組織工作。高校在信息化建設規劃時，可以建立協同辦公系統、科研協作平臺、網絡視頻會議系統等等。以此打通業務壁壘，提高工作效率。

    5．基于信息化的精細化質量管理

    工作質量和服務水平是衡量高校各職能部門工作的重要標準。所謂“細節決定成敗”， 高校應將精細化質量管理貫穿工作始終， 這就要求建立一套質量管理和質量保障的規章制度， 全員參與，全過程控制工作各環節的質量因素。人才培養質量關系到學校聲譽和發展，信息化建設必須將教學質量監控系統、學生評教系統、科研管理系統等有機的整合起來，實現質量管理的精細化過程控制。

    6．基于信息化的精細化組織管理

    其目的是通過建立各級職能部門成員個人信息庫， 實現部門的人力資源科學管理。 精細化組織管理除了解決人員招聘、培訓、考核層面的操作問題。同時從組織管理的角度， 通過個性化管理， 保障高校各級職能部門的戰略與執行， 提升各級職能部門的核心能力。實現全過程管理。此外，利用信息化手段，充分共享全校數據，建立教職工數字檔案系統、領導干部信息系統等，提供各維度的統計分析，及時為科學決策提供服務。

    四、小結

    高校管理精細化的意義主要在于：（1）有利于降低成本費用，提高包括人力資源、物質資源、金融資源、信息資源和關系資源等的利用率；（2）有利于科學決策、系統規劃，使高校的決策和計劃周密、正確、準確無誤；（3）有利于提升執行力、增強執行效率，能夠解決目前高校普遍存在的執行力薄弱、執行不到位的問題。

    當前，數字技術和網絡技術已使高校管理向管理技術發展。作為一種基于管理技術出現的精細化管理思想，針對執行中出現的新問題，實施再分析、再完善、再總結、再提高，做到循環遞進，螺旋上升，最終形成持續不斷創新的工作機制，所以，高校基于信息化的精細化管理必將大大提升核心競爭力，不斷開創美好未來。

   （作者單位：寧波大學）